メールの書き方

友だちとやりとりしているのではないのだから

という言葉を、人伝てに聞いた。

直接私に申告してこないのは、私を思ってのことか、「言っても聞かないだろう」と思われている為か、どの件、どのメール、直接申告しに来ない理由は不明であるが、そのような声があるならば、今一度、メールの書き方、文面、態度を改める必要がある。

「警鐘」であることを受け入れよう。

どうやって警鐘に対処するか

警鐘と受け取ったものの、対処方法はいろいろあるだろう。

言語は違えど、「英語を書けるようになりたい」といったときは、「英語の本や文章を読むのがいい。多様な文章を読むことでどのように文章を書くか、身につく」と留学先の友人からアドバイスいただいたことがある。日本語も同じか、と思い近場の本屋へ足を運んだ。

ちょうどいい本を見つけた。私に足りないのは語彙かもしれない。

オペレータ時代は、一呼吸置いて考えて話す癖をつけていたが、5ヶ月も現場から離れ、戻ってきて3ヶ月間オペレータから少し離れた場所にいて、怠けていたことが原因かもしれない。昔から何度か、社内向けに「書き方には気をつけろ」といわれたことがあるが、今回は対顧客に対してのメールである。これは危機感をもって取り組まねば。

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一読してわかったこと

「はじめに」に聞きたいことが書いてあった。時と場合により、言葉遣いは使い分けが必要であるとのことだ。親しい仲にも礼儀あり、だが、言葉の使い分けは難しい。

　お客様との距離が近いことから、私も近づきすぎたり、合わせていたかもしれない。

　距離が近いお客様に対し、過度に丁寧な文面というのも控えたい。

　絶妙な距離間を図ることは、至難の業である。

社内外ともに誤解を生まないニュートラルな、当たり障りのない文面を心がける、ということが必要なのだろうか。

当たり障りのない文面で、顧客のニーズや要望を汲み取れるのだろうか。

疑問が尽きない。

日本語・英語に限らず気をつける点

• 明確であること
• 文面が簡潔であること

この2点はよく注意される。書けているときと、書けていないときの差は、「忙しさと時間が足りない状況」が生み出しているのだろう、と去年あたりに翻訳・文体・校正経験者であるBrotherこと健ちゃんにアドバイスいただいた内容だ。

相当忙しい状況で書いたメールだったのだろうか。そのような気がする。

11月、12月と過残業になるほどの地獄を味わっている。

追い討ちをかけられているような気分であるが、私が他者に害を成している、という話であるからには、是正をする必要がある。

いかに「余裕」をもつかが鍵である。さてどうするか...。